Tee helposti onnistunut siivouskilpailutus PK- yritykselle

Viisi askelta onnistumiseen

Yrityksen siivouspalvelu voidaan hankkia kahdella eri tapaa, suorahankinnalla tai siivouskilpailutuksen kautta. Usein päädytään, sen enempää ajattelematta suorahankintaan, koska siivouskilpailutuksen järjestäminen voi tuntua asiaan vihkiytymättömältä monimutkaiselta prosessilta. On olemassa myös sivustoja, joiden avulla kilpailutuksen voi hoitaa, mutta vaikeaa se ei ole itsekään tehtynä. Etukäteen suunnittelemalla, tilan siivoustarpeiden pohdinnalla sekä muutaman alla esitellyn askeleen avulla siitä voi kuitenkin tehdä hallitun, tehokkaan ja jopa helpon. Onnistuneen siivouskilpailutuksen lopputuloksena yrityksen on mahdollista hankkia omaan toimintaan, tilaan ja budjettiin parhaiten sopiva siivouspalvelu, joka palvelee sekä tilassa työskenteleviä, mahdollisia asiakkaita sekä muita yrityksen ulkopuolisia tilan käyttäjiä. Siivouspalvelun helpoimmin luettavia mittareita on, ettei tilaajan tarvitse huolehtia siivouksiin liittyvistä asioista oman työn ohessa, vaan se hoituu ammattitaitoisesti ja tarpeen mukaan huomaamattomasti.

Usein kilpailutus nähdään pelkkänä hintakilpailuna, mikä toki johtaa halvimpaan vaihtoehtoon, mutta ei useinkaan takaa laatua. Siivous on käsityövaltaista työtä, jossa suurin kulu on henkilöstökulu (70–85 %). Liian lyhyeksi mitoitettu siivousaika voi johtaa laadullisiin ongelmiin. Mikäli siivoukseen joudutaan tekemään korjaustoimenpiteitä, voi se pidemmällä aikavälillä tulla jopa kalliimmaksi. Ammattinsa osaava siivooja haluaa lähtökohtaisesti aina tehdä työnsä hyvin ja laadukkaasti ja on tärkeää, että hänelle on varattu siihen tarpeellinen aika.

Tässä artikkelissa käydään läpi, kuinka onnistunut siivouskilpailutus järjestetään viidessä selkeässä askeleessa.

1. Tarpeiden ja lähtötilanteen kartoitus

Onnistunut siivouskilpailutus lähtee liikkeelle mahdollisimman tarkasta tarpeiden kartoittamisesta:

  • siivottavat tilat
  • siivouksen ajankohta
  • siivoustaajuus
  • tavoiteltu puhtaustaso
  • ympäristöasiat

Pohdi esimerkiksi, kuinka usein eri tilat vaativat siivousta, kuinka usein mitäkin tilaa käytetään ja myös miten tärkeää olisi toimia ympäristöystävällisesti. Tulisiko koko tilan olla ”mintissä” myös siivousten välillä, esim asiakkaita varten vai riittääkö, että roskakorit ehtivät täyttymään ennen seuraavaa siivouskertaa? Mieti myös vertailussa käytettäviä painopisteitä, näitä ovat usein hinta, laatu ja ammatillinen osaaminen kyseisessä tilatyypissä. Tämä vaihe on kriittinen, sillä jos siivouksen laajuutta ja tavoitteita ei ole määritelty tarkasti, voi olla haastavaa vertailla saatuja tarjouksia.

Siivooja pesee lattiaa mopilla takkaliikkeessä

2. Kilpailutusmateriaalin kerääminen

Kun tarpeet on kartoitettu, seuraava askel on kerätä kaikki tarvittava kilpailutusmateriaali:

  • lyhyt esittely tarjouskilpailun kohteesta ja siivoustarpeesta
  • mahdollisimman yksityiskohtainen palvelukuvaus, käytä esim. käytössä olevaa palvelukuvausta pohjana ja tee tarvittavat muutokset.
  • tilojen pohjapiirustukset, ei pakollinen, jos järjestetään tutustumiskäynti
  • mahdolliset erikoisvaatimukset, kuten salassapitoasiakirjat tai turvaselvitystarpeet

Mitä tarkempi ja selkeämpi kilpailutusmateriaali on, sitä helpompi palveluntarjoajien on antaa täsmällisiä tarjouksia, joissa on huomioitu kaikki tärkeät yksityiskohdat ja myös tarjousten vertailu onnistuu.  Muista myös kertoa osallistujille arvioinnissa käytettävistä painopisteistä.

Voit myös halutessasi pyytää kilpailijoilta tarjouksen liitteeksi lisädokumentteja, esimerkiksi ympäristöohjelma ja /tai laatukäsikirja. Näistä dokumenteista pystyt varmistamaan tarjoajan kestävän kehityksen suunnitelmat ja valmiuden mahdollisissa poikkeustilanteissa.

3. Palveluntarjoajiin tutustuminen

Kun kilpailutusmateriaali on kasassa, on aika tutustua alueesi palveluntarjoajiin. Kilpailutuksessa on tärkeää arvioida palveluntarjoajien resurssit ja aiempi kokemus. Tämä auttaa sinua valitsemaan toimijat, jotka voivat vastata yrityksesi tarpeisiin ja tuottaa laadukasta palvelua. Tavoitteena on löytää luotettava ja osaava kumppani, joka pystyy tarjoamaan kestävää ja asiantuntevaa siivouspalvelua.

Palveluntarjoaja saa tarjouksen tekemistä varten parhaan mahdollisen kuvan tilasta arviointi- /tutustumiskäynnillä. Tällaisen tutustumiskäynnin voi järjestää kaikille halukkaille tarjoajille yhdessä tai erikseen. Samalla on mahdollista tutustua tarjoajan asiantuntemukseen, heidän liiketoimintaansa ja arvioida yhteensopivuutta oman yrityksen kanssa.

4. Tarjousten arviointi ja vertailu

Kun tarjoukset on vastaanotettu, on aika vertailla niitä keskenään. Tässä vaiheessa on tärkeää keskittyä omiin valittuihin painopisteisiin. Tarjousten arviointi voi olla haasteellista, jos tarjouspyynnöt ovat olleet liian avoimia tai liian rajoitettuja ja tällöin myös palveluntarjoajien tarjoamien palvelujen taso saattaa vaihdella suuresti. Hyvin jäsennelty tarjouspyyntö ja ennalta päätetyt, vertailussa käytettävät painopisteet helpottavat vertailua.

5. Sopimuksen tekeminen

Viimeinen askel on valitun palveluntarjoajan kanssa tehtävä sopimus. Tässä voi vielä pohtia, halutaanko määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Selkeät sopimusehdot varmistavat, että molemmat osapuolet ovat tietoisia odotuksista ja velvollisuuksista. Viimeistään sopimuksen teon yhteydessä on hyvä myös sopia mahdollisista yhdessä tehtävistä kehitystoimenpiteistä ja laadunvalvonnasta. Laadukas siivouspalvelu syntyy hyvästä ammattitaitoisesta siivoushenkilökunnasta, säännöllisestä laadunvarmistuksesta ja vaivattomasta kommunikaatiosta tilaajan ja palveluntarjoajan välillä.

Kohti parempaa siivouspalvelua

Aidosti onnistunut siivouskilpailutus ei ole vain hintakilpailua, vaan omaan tarpeeseen sopivan palvelun varmistamista. Kun kilpailutukseen lähdetään tarkalla tarpeiden kartoituksella, huolella laaditulla tarjouspyynnöllä ja oikein painotetulla tarjousten vertailulla, lopputuloksena on palvelu, joka hoituu ”kuin itsestään”. Ammattimainen ja laadukas siivouspalvelu parantaa työpaikalla viihtymistä, työturvallisuutta ja asiakastyytyväisyyttä sekä auttaa pitämään kiinteistön pintamateriaalit kunnossa pidempään.

Ota meihin yhteyttä, jos haluat puhua lisää siivouspalveluistamme, tarvitset lisää neuvoja kilpailutuksen järjestämiseen tai kutsua meidät kylään arviokäynnille. Kuopion Siivouspalvelu on ammattitaitoinen ja luotettava siivouspalveluyritys, jonka palvelut on helppo hankkia. Meiltä siivouspalvelun hankkiminen onnistuu toki vaivattomasti myös ilman kilpailutusta!

Kaksi siivoojaa työssä hypermarketin kukkaosastolla

Käy katsomassa mitä asiakkaamme ovat kertoneet meistä: täältä ja täältä

Maija Koivu

Myynti ja Markkinointipäällikkö

0403553757

maija@pikapuhtaus.fi

Yrittäjä Pia Krestjaninoff

Pia Krestjaninoff

Yrittäjä

0451976767

pia@pikapuhtaus.fi